Tous les frais engagés par les bénévoles d'une association peuvent être remboursés (frais de déplacement, d'hébergement, de documentation, d'équipement...), sur autorisation du conseil d'administration et à condition qu'ils aient été engagés pour le compte de l'association. Ils doivent être remboursés, sur présentation de pièces justificatives. Ces justificatifs doivent être conservés pendant 4 ans (l'année de la dépense plus 3 années).
fiche pratique association :
En ce qui concerne les frais de déplacement, lorsqu'un bénévole utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité associative, la structure a le choix pour le rembourser entre deux modes de calcul :
- le remboursement des frais de carburant, d'autoroute, de parking, sur présentation de factures ;
- le remboursement forfaitaire en s'appuyant sur le barème kilométrique publié chaque année par les services fiscaux (instruction du 12 février 2009 5 F-6-09). Il prend en compte le carburant, l'assurance, la dépréciation du véhicule, l'entretien et les frais d'achat des casques et protections. En revanche les frais de stationnement (parcmètres, parking) et les péages d'autoroute ne sont pas pris en compte et peuvent, sous réserve des justifications nécessaires, être ajoutés. Doivent figurer sur les notes de frais, l'objet du déplacement, la date, les lieux de départ et d'arrivée et le nombre de kilomètres.
Les bénévoles peuvent également renoncer expressément aux remboursements de leurs frais et bénéficier de la réduction d'impôt relative aux dons (instruction fiscale du 23 février 2001 publiée au Bulletin officiel des impôts sous la référence 5 B-11-01). Cependant il faut impérativement respecter certaines conditions :
- les frais engagés doivent être justifiés et justifiables
- le bénévole doit renoncer expressément à demander le remboursement des frais
- l’association doit remettre un justificatif de don au bénévole
- les frais doivent apparaître dans la comptabilité de l’association en charges dans le compte concerné et en produit dans le compte « dons ».
Les plafonds et taux de réduction d'impôt applicables aux versements résultant du non-remboursement de frais à un bénévole sont les mêmes que ceux qui s'appliquent aux dons. Ils dépendent de la nature de l'activité de l'organisme.
Les dons au profit des organismes d'utilité publique et assimilés et des organismes d'intérêt général et assimilés ouvrent droit pour un particulier à une réduction d'impôt égale à 66% des versements pris en compte dans la limite de 20% du revenu imposable.
Les dons au profit d'organismes d'aide aux personnes en difficulté ouvrent droit à une réduction d'impôt égale à 75 % des versements dans la limite de 510 € (instruction du 15 janvier 2010 5 B-7-10).
Dans le cas des frais kilométriques, la réduction d’impôts s’obtient en tenant compte du barème fixé dans le cadre de l’instruction du 25 janvier 2010 BOI 5 B-7-10 : 0,299 euro/km pour les voitures (quelle que soit la puissance fiscale du véhicule) et 0,116 euro/km pour les deux-roues.
- Instruction fiscale du 12 février 2009 publiée au Bulletin officiel des impôts sous la référence 5 F-6-09
- Instruction fiscale du 7 mai 2009 publiée au Bulletin officiel des impôts sous la référence 5 B-16-09
- Instruction fiscale du 25 janvier 2010 publiée au Bulletin officiel des impôts sous la référence 5 B-7-10
Info venant de lCRIB Info Paris n°26
